La Ejecución y el control de un Proyecto se
facilita cuando se emplean gráficas que permiten identificar la secuencia y
precedencia de las actividades a desarrollar. El Diagrama de Gantt es una
herramienta ideada por Henry L. Gantt, en el campo de la Administración
Industrial, quien las utilizó como instrumento de control del material de
producción bélica. En la actualidad el Diagrama de Gantt consiste en una matriz
de doble entrada en la que se anotan en las Filas, las diferentes
actividades que componen un Programa o un Proyecto y en las Columnas, el tiempo durante
el cual se desarrollarán esas actividades. Para la elaboración del Diagrama
de Gantt se elabora una barra horizontal frente a cada actividad, representa el
período de duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de
tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la
actividad.
Para la construcción del Diagrama de Gantt se deben realizar los
siguientes pasos:
* Listado y
ordenamiento de actividades: El primer paso consiste en establecer
la lista de actividades ordenadas según han de ser ejecutadas.
* Estimación del
tiempo de duración de cada actividad: Deberá estimarse el período que
lleva cada actividad para su realización. Como la ejecución de las actividades
incluye dos variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener
presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros,
etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo
que se estaría construyendo un calendario operativo.
En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada.
La mínima unidad de tiempo en este Gráfico es la semana.|
Tiempo Actividades
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Mes
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Mes
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Mes
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Mes
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Mes
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Mes
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Semanas
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Semanas
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Semanas
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Semanas
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Semanas
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Semanas
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Generalmente se acostumbra a hablar de los porcentajes de ejecución de cada una de las actividades, si se cumplen en el tiempo establecido se dice que se ha alcanzado un 100% en cada Actividad. Esta herramienta de Planificación permite hacer el monitoreo y seguimiento a las actividades que forman parte del Proyecto, debemos recordar que cada actividad ofrecida es un compromiso que se debe cumplir con calidad en el tiempo previsto.
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